欠席時対応加算の算定要件｜記録・連絡タイミング・回数の3つの盲点

生活介護や就労継続支援、放課後等デイサービスなど、通所系サービスの多くが日常的に算定している欠席時対応加算。仕組みそのものは単純に見えますが、今回確認した自治体資料（埼玉県・横浜市・大津市）を横断すると、自治体は違っても指摘されていた内容はほぼ共通していました。

本記事では、現場で見落とされやすい3つの盲点と、事業所が今日から確認できるチェック項目を整理します。

最初に確認したいポイント

そもそも欠席時対応加算とは

欠席時対応加算は、利用者がサービスの利用を予定していた日に、急病などで利用を中止した場合において、利用者や家族との連絡調整その他の相談援助を行い、その状況や援助内容を記録した場合に、1月につき4回を限度として算定できる加算です（埼玉県資料より）。

「欠席の連絡を受けたら算定できる」ものではなく、①要件を満たすタイミングでの連絡であること、②実際に相談援助を行い、その内容を記録に残すこと、の両方が必要になります。

現場でつまずく3つの盲点

盲点1：記録が「欠席」の一言で終わっている

埼玉県の資料には、「お大事に」としか記録がない、記録自体が「欠席」の一言のみといった事例が指摘事項として挙げられています。横浜市の資料でも、欠席連絡のあった日付・利用者の状況・相談支援の内容・対応者名の記録が不足している事例が確認されています。

単に休むことを把握しただけでは算定対象にならず、電話等で状況を確認し、利用継続を促すなどの相談援助を行った事実と、その内容を記録として残すことが必要です。大津市の資料では、家族支援加算やモニタリング記録と混在している事例も指摘されており、欠席時対応加算として行った相談援助の内容が確認できる記録になっているか、一度見直してみる必要があります。

盲点2：連絡のタイミングが要件を外れている

算定できるのは、急病等で利用を中止した日の前々日・前日・当日に連絡があった場合に限られます（事業所の営業日で数えます）。埼玉県の資料には、月曜日に翌週火曜日の定期検査による欠席連絡を受けて算定してしまった事例が示されています。

さらに見落としやすいのが、あらかじめ予定が分かっている欠席です。毎月第3水曜日に定期通院している利用者から前日に欠席連絡があったケースでも、あらかじめ決まっていた欠席であるため対象外とされています。台風や大雪による事業所側の都合での休業も、同様に対象外です。

盲点3：「1回の連絡」を複数日分として請求している

埼玉県の資料には、電話でインフルエンザのため3日間休みたいと連絡を受け、相談援助を行った場合でも、算定できるのは連絡を受けた1回分のみで、3日分を請求することはできないという事例が示されています。同様に、1回の連絡で当日・翌日など2日分の欠席を受け付けたにもかかわらず、2回分として請求していた事例も指摘されています。

加算は日数ではなく「相談援助を行った回数」で数えるため、告示上の上限も「月4日」ではなく「月4回」です。複数日にまたがる欠席であっても、それぞれの日について個別に連絡・相談援助を行わない限り、まとめて算定することはできません。

事業所で今日から確認できること

次の5点を、直近の記録で確認してみてください。

1. 記録の中身
   連絡日時・利用者の状況・相談援助の内容・対応者名が残っているか
2. 記録の独立性
   「欠席」の一言だけになっていないか、モニタリング記録などと混在していないか
3. 連絡のタイミング
   利用予定日の前々日・前日・当日（事業所の営業日で数える）に収まっているか
4. 予定済みの欠席
   定期通院など、あらかじめ分かっていた欠席を対象にしていないか
5. 算定回数のカウント
   1回の連絡・相談援助に対して、複数日分をまとめて請求していないか

まとめ

欠席時対応加算は毎月の対応件数が多いだけに、記録が形骸化しやすい加算でもあります。埼玉県・横浜市・大津市、それぞれ別の自治体の資料を確認しても、指摘されていた内容はほぼ共通していました。

まずは直近の記録を数件取り出し、「連絡日」「対象日」「相談援助の内容」の3点が具体的に書かれているかを確認するところから始めてみてください。

※本記事は埼玉県・横浜市・大津市が公表した運営指導・集団指導資料をもとに構成しています。取扱いの詳細は必ず各事業所の指定権者（都道府県・市）の最新資料をご確認ください。